Augstākminēto apsvērumu rezultātā modernais birojs veidojas kā viedo tehnoloģiju un cilvēku labsajūtas apvienojums. Labsajūtu nodrošina gan piemērota fiziskā vide, piemēram, augsti griesti veicina brīvu un radošu domāšanu, gan ērts iekārtojums, gan parocīgi tehnoloģiskie risinājumi. Rezultātā ieguvēji ir visi: modernie superbiroji veicina produktivitāti, ļauj elastīgi plānot darbinieku noslodzi un nodrošina optimālas uzturēšanas izmaksas.

Uzskatu, ka ideja par biroju kā visērtāko vietu, kur konkrētais cilvēks var sasniegt vislabākos profesionālos rezultātus un izpildīt uzņēmuma vai organizācijas uzstādītos mērķus, ir vienlīdz piemērojama gan privātiem uzņēmumiem, gan arī valsts pārvaldes iestādēm. Galu galā valsts pārvalde ir sabiedrības spogulis – ja mēs maināmies, ir tikai loģiski, ka mainās arī oficiālās valsts iestādes.

Arī efektīvai valsts pārvaldei ir nepieciešamas modernas telpas

Nākotnē vajadzētu būt tā, ka nav atšķirības starp to, vai apmeklētājs un darbinieks ieiet valsts pārvaldes, vai citas nozares organizācijas birojā. Arī VAS «Valsts nekustamie īpašumi» (VNĪ) aktīvi strādā pie nākotnes biroja koncepta valsts pārvaldei. Vēlamies padarīt valsts iestādēs strādājošo darba vidi efektīvāku un produktīvāku.

Šo ideju jau veiksmīgi ir sākuši īstenot igauņi. Jaunuzceltā ēku kompleksā darbojas četras ministrijas – Finanšu ministrija, Ekonomisko attiecību un komunikācijas ministrija, Sociālo lietu ministrija un Tieslietu ministrija. Ēku pārvalda vienota administrācija, visām iestādēm ir kopīga ēdnīca, konferenču telpas.

Plānots, ka viens no pirmajiem VNĪ nākotnes biroja pilotprojektiem valsts pārvaldē Latvijā būs Ekonomikas ministrijas un ar to saistīto iestāžu centralizācija vienuviet - Pasaules tirdzniecības centra ēkā, Elizabetes ielā 2. Organizācijas atrašanās vienā ēkā nevis vairākās par 40% samazinātu izmantojamo platību un ļautu veidot vienotu administrāciju, kas apvienotu vienotu grāmatvedību, IT un juridisko daļu. bet izmaksas - par pusmiljonu eiro gadā. Turklāt ēkas uzbūve atļauj veidot moderni iekārtotus birojus.

Manuprāt, ikvienai organizācijai, domājot par modernu, darbinieku vajadzībām atbilstošu biroju, ir jāņem vērā šādi apsvērumi: mikroklimats, fiziskie darba apstākļi un iespēja ērti organizēt darba dienu.

Biroja un ēkas pārvaldība, izmantojot mākslīgā intelekta risinājumus

Pētījumi rāda, ka cilvēki efektīvāk strādā vidē, kur ir nodrošināta laba gaisa kvalitāte, pieņemams trokšņu un mitruma līmenis. «Gudrās» biroju mājas jau tagad ir aprīkotas ar automātiskām sistēmām, kas ļauj kontrolēt apkures, apgaismojuma, gaisa kondicionēšanas intensitāti, balstoties uz ārējiem apstākļiem un cilvēku skaitu konkrētā telpā. Nākamais solis ir sensoru tīkli, kas spēj mērīt visu, sākot ar cilvēku pārvietošanos, temperatūru un apgaismojumu līdz pat mitruma un CO2 līmenim, un mākslīgā intelekta risinājumi, kas analizē visus no sensoriem saņemtos datus un optimizē ēkas darbību. Piemēram, ēkas daļā, kas netiek intensīvi izmantota, var tikt samazināta apkure un apgaismojums. Šādus mākoņskaitļošanas risinājumus plānots izmantot, piemēram, divās jaunceļamajās biroju ēkās Berlīnē, kuru atklāšana plānota 2019. un 2020.gadā.

«Gudrā» biroja vadības sistēma darbiniekiem ļauj organizēt ikdienu, izmantojot īpašas lietotnes, un vienlaikus ļauj noteikt, vai telpas tiek izmantotas efektīvi. Lietotne kalpo kā «atslēga» iekļūšanai ēkā, tā iesaka, kur labāk meklēt darba vietu, rezervēt sapulču telpu, pasūtīt maltīti vai satikt vajadzīgo kolēģi. Šāda sistēma spēj būtiski mazināt nepatīkamas biroja sīkķibeles, piemēram, pēkšņu faktu, ka kādā printerī ir beidzies papīrs, vai aizkaitinājumu par to, ka rezervētajā konferenču telpā nekas nenotiek.

Personalizēta apgaismojuma sistēma un klimata kontrole

Viedās biroja vadības tehnoloģijas spēj risināt vēl kādu problēmu – ikviena cilvēka personiskās vajadzības, un, pārvietojoties pa biroju, ļauj «ņemt līdzi» ne tikai datoru, bet arī iekšējā klimata iestatījumus. Vairāki pētījumi ir pierādījuši, ka darbinieku labsajūtai ļoti svarīga ir dienas gaisma un skats pa logu. Proti, telpās bez logiem un ar neveiksmīgu mākslīgo apgaismojumu cilvēki nespēj koncentrēties darbam. Tieši tādēļ plašākās telpās apgaismojumu mēdz dalīt sekcijās ar atsevišķu vadību, savukārt individuālās darba vietas aprīkot ar viedām sistēmām, kas ļauj kontrolēt gaismekļu izvietojumu un spilgtumu konkrētajā darba vietā ar īpašas lietotnes palīdzību.

Iespēja brīvi izvēlēties darba vietu birojā

Pētījumi liecina, ka darbinieki ir apmierinātāki un produktīvāki, ja viņi paši var izlemt, kur un kā strādāt. Tādēļ pēdējos gados lielāka nozīme tiek piešķirta elastībai – elastīgāks kļūst gan darba laiks, ja vien konkrētā amata pienākumi to pieļauj, gan arī darba vietas. Tam atbilstoša ir arī viena no jaunajām darba telpu iekārtošanas tendencēm: aktivitātes bāzēts birojs, kur ikvienam darbiniekam ir iespēja izvēlēties vietu atbilstoši veicamajiem pienākumiem un paša omai konkrētajā dienā.

Aktivitātēs bāzēta biroja koncepcija saglabā visas atvērtā biroja priekšrocības, tostarp vienkāršu un ērtu sadarbību ar kolēģiem, tomēr darbiniekiem ir pieejamas privātas telpas, kur pastrādāt mierā un klusumā. Izrādās, privātuma un klusuma trūkums atvērtā plānojuma birojos ir būtiska problēma, kas var būt par iemeslu apzinātai vai neapzinātai cilvēku «bēgšanai» no ierastajām darba telpām.

Informāciju tehnoloģiju uzņēmums «Tieto Latvia» 2017.gadā sāka veidot uz aktivitātēm balstītu biroju. Kā stāsta uzņēmuma valdes locekle Evita Ozola, galvenā bijusi vēlme vairot sadarbību starp darbiniekiem:

Plānojot nākotni, redzot, kā mainās darbinieku vērtības un paradumi, «Tieto Latvia» šādu biroju ieviesīs visiem darbiniekiem. Mēs vēlamies iet līdzi laikam un dot saviem darbiniekiem iespējami labāko un ērtāko risinājumu. Telpu efektīva un elastīga izmantošana ir ieguvums gan darba devējam, gan ņēmējiem. Pirms projekta ieviešanas tika pētīta darbinieku dienas kārtība un paradumi, uzņēmuma mērķi un kopā ar darbinieku un profesionāļu iesaisti, rezultātā - radīts birojs, kas apvieno mūsdienu tehnoloģijas un darbinieku vajadzības, īpaši piedomājot pie ergonomiskas vides (augstumā regulējamie galdi, daudzveidīgas darba vietas u.c.). Proti, darbinieks var izvēlēties darba vietu saskaņā ar savu dienas plānu – sadarbības, koncentrēšanās, komunikācijas vai atpūtas zonā. Tāpat arī liels uzsvars likts uz tehnoloģiju risinājumu, kas palīdz birojam pilnvērtīgi darboties – tā ir «Empathic Building» lietotne. Ar tās palīdzību var gan sameklēt darba vietu, gan kolēģus, reaģēt uz ēkas temperatūras izmaiņām un nodot ziņu tehniskajam atbalstam vai vienkārši pastāstīt, kā jūties. Lietotne palīdz plānot darba vietas un to efektīvu izmantošanu.

Telekomunikāciju uzņēmums «Lattelecom» lēmumu veidot modernām vajadzībām atbilstošu darba vidi pieņēma jau 2015.gadā. Sabiedrisko attiecību speciāliste Lāsma Trofimova stāsta, ka to veicinājusi gan tehnoloģiju attīstība un globalizācija, gan attālināta darba iespējas un nepieciešamība arvien ātrāk nonākt pie rezultāta.

Šobrīd darba vidē arvien vairāk runājam par elastību, darbu projektos, kas nozīmē arī cilvēku brīvāku kustību, daudz ciešāku starpstruktūru sadarbību, dažādiem projektiem veidojot dažādas komandas. Tādēļ 2015.gadā «Lattelecom» pieņēma lēmumu sākt veidot aktivitātēs balstītu biroju «Mettropole», kas tobrīd Latvijā bija kas pavisam jauns. Šāda biroja koncepta veidošanai bija trīs pamatnosacījumi – izveidot dažādas elastīgas darba vides viena stāva ietvaros, nodrošināt pietiekoši daudz vietas individuālam darbam, kā arī veicināt komunikāciju, sadarbību un radošumu darbinieku starpā.

Šobrīd «Mettropolē» strādā apmēram 950 darbinieku – gan Rīgā, gan Liepājā. Katram darbiniekam nav vienas konkrētas darba vietas, bet ir savs skapītis personīgajām mantām un portatīvais dators, kur atrodas visas darbam neieciešamās IT sistēmas un lietojumi. Datorā un telefonā e-pastam, dokumentiem, telpu rezervācijas sistēmai droši piekļūstam gan no biroja, gan jebkuras citas vietas ar interneta pieslēgumu. No rīta darbinieks atnāk, paņem savu datoru un atbilstoši tobrīd veicamajiem uzdevumiem izvēlas savu darba vietu – ir gan projektu zonas un klusās zonas, gan atklātās un slēgtās individuālas darba vietas. Darbinieks var izvēlēties – strādāt pie standarta, stāvgalda vai letes, noturēt īsu sanāksmi uz dīvāniem vai kafejnīcas zonā, tikties kopējā sistēmā rezervētā sanāksmju zālē jebkurā no stāviem..

«Mettropoles» apsaimniekošanā tiek izmantota ēkas gudrā pārvaldības sistēma, kas ar sensoru tīkla palīdzību seko līdzi, apstrādā informāciju un automātiski dod komandu ierīcēm, lai telpās sasniegtu cilvēka uzstādīto situma, gaisa ventilācijas un kondicionēšanas līmeni. Šāda sistēma ļauj vienlaikus no vairākām telpām nolasīt lielu daudzumu informācijas un arī uzreiz norāda jeb ziņo par tehniskām novirzēm.