Saskaņā ar Forrester Consulting pētījumu, uzņēmumi vidēji izmanto 6 vai vairāk atsevišķus personālvadības sistēmu nodrošinātājus, pie tam 71% no tiem nespēj nodot datus starp šīm sistēmām automātiski. Tas nozīmē, ka pat uzņēmumos, kur sistēmas pastāv, katrs datu pārneses solis starp personāla, darba laika un algu moduļiem joprojām ir manuāls darbs. Uzņēmums maksā ne tikai par sistēmu licencēm, bet arī par to, ka sistēmas nestrādā kopā. Tas nozīmē, ka katrs datu pārneses solis starp personāla, darba laika un algu sistēmām kļūst par manuālu darbu. Dati tiek pārvietoti, pārbaudīti un laboti, un šīs darbības atkārtojas katru mēnesi. Pie tam pa vidu ir jāveic manuāls darbs, lai nodrošinātu, ka viss ir iesniegts un apstiprināts.

“Lielākā daļa cilvēku persnonālvadības jomu neizvēlas tāpēc, lai visu dienu sekotu līdzi tabulām un labotu ierakstus. Viņi šo darbu izvēlas, jo grib strādāt ar cilvēkiem. Ja rutīnas daļu var sakārtot sistēma, HR var vairāk pievērsties situācijām, kur nepieciešams profesionāls cilvēka vērtējums,” norāda Maija Boša, BPO Services valdes locekle.

Šī fragmentācija tieši ietekmē arī HR komandu kapacitāti.Saskaņā ar SHRM 2023.–2024. gada ziņojumu 57% HR speciālistu strādā ārpus savas kapacitātes, kamēr tikai 19% organizāciju plāno palielināt komandas. Gartner 2025. gada pētījums papildina, ka vairāk nekā 60% HR vadītāju norāda, ka prasības pārsniedz komandu iespējas, un 56% atzīst, ka esošās tehnoloģijas vairs neatbilst biznesa vajadzībām. Šie dati nav pretrunīgi. Tie parāda, ka problēma nav darba apjomā, bet tajā, kā darbs tiek organizēts. Ja procesi tiek virzīti caur vairākām nesavienotām sistēmām, dati tiek ievadīti vairākas reizes, kļūdas tiek labotas pēc fakta, un atbildība par datu kvalitāti izkliedējas.

Papildus efektivitātei šeit parādās arī atbilstības risks. Eiropā līdz 2025. gadam piemēroti 162 sodi par darbinieku datu apstrādes pārkāpumiem, kopējai summai pārsniedzot 355 miljonus eiro (CMS GDPR Tracker, 2025). Vidējais sods šajā kategorijā sasniedz 2,3 miljonus eiro, bet lielākie gadījumi pārsniedz simtiem miljonu. Ņemot vērā, ka HR dati ietver darba samaksu, veselības informāciju un darba laika uzskaiti, to uzturēšana nesavienotos rīkos rada strukturālu risku, nevis atsevišķus incidentus.

Savukārt organizācijas, kas ir spējušas šos procesus automatizēt un konsolidēt, sasniedz būtiski labākus rezultātus. The Hackett Group analīze, ko izmanto Deloitte, rāda, ka šādas organizācijas tērē par 39% mazāk uz darbinieku un novirza par 23% mazāk resursu rutīnas uzdevumiem. Atbrīvotais laiks tiek izmantots stratēģiskiem uzdevumiem, nevis datu apstrādei.

Šī atšķirība rodas nevis no mazāka darbinieku skaita, bet no tā, ka rutīnas procesi atrodas sistēmās, nevis cilvēku rokās. Darba līgumu ģenerēšana, darba laika uzskaite, algu aprēķins un pieteikumu apstiprināšana kļūst ievērojami ātrāka un precīzāka, ja sistēmas ir savienotas vienotā plūsmā, un tā ir veidota, lai būtu ērta un viegli lietojama visām iesaistītajām pusēm.

BPO Services izstrādātā PAVS personāla un algu vadības sistēma ir veidota šādai pieejai. Tā apvieno personāla lietvedību, darba laika uzskaiti, algu grāmatvedību un darbinieku pašapkalpošanās portālu vienā integrētā vidē, kas pielāgota Latvijas normatīvajām prasībām. Praksē tas nozīmē, ka darba laika dati sinhronizējas un nonāk algu aprēķinā bez manuālas pārneses, dokumenti tiek ģenerēti sistēmā atbilstoši notikumiem, un darbinieki un vadītāji veic savus procesus lietotājiem draudzīgā un pārdomātā pašapkalpošanās portālā.

Saskaņā ar BPO Services datiem, šāda pieeja ļauj samazināt manuālo aktivitāšu apjomu līdz pat 80%, dokumentu pazušanas risku līdz pat 99% un būtiski samazināt laiku, kas tiek patērēts rutīnas darbībām.

Galvenais jautājums uzņēmumiem šobrīd nav, vai ieviest vēl vienu sistēmu. Jautājums ir, cik maksā laiks, kas šobrīd pazūd starp esošajām.

Par PAVS / BPO Services

BPO Services SIA piedāvā integrētu personāla un algu vadības platformu PAVS, kas izveidota Latvijas uzņēmumu vajadzībām. Sistēma vienā risinājumā apvieno personāla lietvedību, algu aprēķinu un dokumentu apriti, automatizējot procesus, kas tradicionāli aizņem HR komandu darba laiku. Darbinieku pašapkalpošanās portāls nodrošina pilnībā digitālu ikdienas procesu pārvaldību — no datu aktualizēšanas līdz dokumentu iesniegšanai un apstiprināšanai. Vadītājiem un grāmatvežiem sistēma sniedz reāllaika pārskatu par personāla struktūru, slodzēm un atalgojuma izmaiņām. Plašāka informācija: pavsbpo.lv