Covid-19 pandēmija piespieda vairākus uzņēmumus rekordātrumā pielāgoties jaunajiem apstākļiem, un tas bieži nozīmē tūlītēji pieejamus pagaidu risinājumus. Ārkārtas situācija, visticamāk, netiks pagarināta, taču eksperti brīdina par iespējamu situācijas atkārtošanos rudenī un ziemā. Tāpēc šobrīd ir īstais laiks sagatavot savu uzņēmumu darba un pakalpojumu nepārtrauktībai nākotnē, uzlabojot attālināta darba procesus.
Tehnoloģiju un izklaides uzņēmumā "Tet" vienas dienas laikā darbu no mājām uzsāka 95% no darbiniekiem, kas ikdienā strādā birojos, un uzņēmums spēja nodrošināt klientiem pakalpojumus bez dīkstāves visas ārkārtas situācija laikā. Tas bija iespējams, jo "Tet" jau savlaicīgi un mērķtiecīgi bija sācis pāreju uz "jaunās paaudzes" darbu, ieviešot viedā biroja principus darbavietā, sagatavojot darbiniekus un stiprinot IT infrastruktūras kapacitāti darbam attālināti. "Tet" apkopojis galvenos secinājumus, kas palīdzēs arī citiem uzņēmumiem, kuri nolēmuši sakārtot un uzlabot darba procesus.
"Pēdējie
mēneši pierādīja, ka notikt var neiedomājamais, tādēļ
uzņēmumiem, gatavojoties nākotnei, jāparedz spēja iet ārpus
ierastajiem rāmjiem. Jau vairākus gadus iepriekš redzējām, ka
darbiniekiem, īpaši IT jomā, ir ļoti nozīmīga neatkarība un
iespēja strādāt elastīgi, tostarp arī attālināti. Tas ceļ
produktivitāti un darbinieku apmierinātību. Tādēļ elastīga
darba pieeju bijām pakāpeniski sākuši ieviest visā uzņēmumā
jau pirms diviem gadiem, un ārkārtējās
situācijas laikā tas mums ļāva nodrošināt pakalpojumu
nepārtrauktību. Atbilde uz jautājumu "Vai vienas dienas laikā
var pāriet uz attālinātu darbu?" ir noliedzoša. Tam ir
jāgatavojas, ieviešot nepieciešamās tehnoloģijas un darbiniekiem
apgūstot vajadzīgās prasmes," atzīst "Tet"
valdes priekšsēdētājs un izpilddirektors Juris Gulbis.
Viens no svarīgākajiem procesiem pārmaiņu laikā ir iekšējās "IT saimniecības" sakārtošana – VPN (virtuālā privātā tīkla) ieviešana, vienotu ofisa rīku un IT drošības sistēmu sagatavošana. Būtiski ir uzņēmumā vienoties par rīku minimumu, kas ir obligāts visiem organizācijā un kas mazina tehniskās problēmas brīdi, kad organizācijai ir ātri jāpārslēdzas uz darbu no mājām. "Tet" gadījumā jau 2017. un 2018. gadā komandas eksperimentēja, testējot dažādas gan projektu un komandu vadības, gan saziņas sistēmas un platformas.
Uzņēmuma līmenī drošība ir pirmajā
vietā, tādēļ tā bija nozīmīgākais faktors ikvienas sistēmas
izvērtējumā, apzinoties arī, ka būs jāsamierinās ar kādām
neērtībām citās jomās. "Aktīvais
ieviešanas posms būtībā sākās ar Eiropas vispārīgās datu
aizsardzības regulas prasību ieviešanu, kas spēkā stājās
2018. gadā. To visu pavadīja milzīgs darbs, piemēram,
operētājsistēmas "Windows 10"
64-bitu klona izveide, kas ļāva paātrināt programmu uzstādīšanas
un atjaunināšanas procesus, kā arī datoru sagatavošanu darbam.
Līdztekus tam tika ieviesti dažādi darbstaciju drošības
risinājumi, tostarp arī fiziskās drošības elementi —
disku šifrēšana," stāsta "Tet"
Informācijas tehnoloģiju daļas direktors Dmitrijs Ņikitins.
Jau nākamajos soļos uzņēmums sāka izmantot "Microsoft Office 365", tostarp arī "Azure Information Protection" (aizsardzība, kas ietver e-pastu un dokumentu klasifikāciju, proti, lai ārējie lietotāji nevarētu atvērt aizsargātus dokumentus un vēstules), divu faktoru autentifikāciju, "Advanced Threat Analytics" (aizdomīgu autorizācijas mēģinājumu kontrole) un visbeidzot — "Microsoft Teams", tādējādi pilnībā sagatavojot augsni pārejai uz attālinātu darbu.
Kad iekšējie
procesi ir sakārtoti, darbinieki apmācīti un uzņēmumā ir
tehniskais nodrošinājums, lai strādātu elastīgi, pāreja uz
efektīvu attālinātu darbu ir salīdzinoši vienkārša. Bet tas
nenozīmē, kas izaicinājumu vairs nav. "Tieši
pirms ārkārtas situācijas palielinājām VPN jaudas,
operatīvi izveidojām attālinātas darba vietas tiem darbiniekiem,
kas iepriekš strādāja tikai birojā, savukārt daļai darbinieku
(piemēram, zvanu centrs) bija iedoti uz mājām stacionārie datori,
uz kuriem bija nepieciešams uzinstalēt VPN un aktivizēt ugunsmūri.
Instrumenti, kas mums palīdzēja pielāgoties jaunajai realitātei,
bija "MS Office 365"
un it īpaši "MS Teams",
kas aizstāja klātienes sanāksmes," saka
D. Ņikitins.
Lai būtu iespējams
produktīvi strādāt attālināti, darbinieki jānodrošina ar
datoru, kurā uzstādītas visas nepieciešamās programmas, bet
jāsāk tomēr ar situācijas izzināšanu, un nedrīkst aizmirst
darbinieku apmācības. Komandai ir jābūt vienotai izpratnē par
to, kādēļ pārmaiņas ir vajadzīgas, kāda ir katra komandas
dalībnieka loma un nozīme visa uzņēmuma un konkrētā darbinieka
attīstībā. "Tet"
šos procesus uzsācis vēl pirms vairākiem gadiem, veicot
darbinieku aptaujas un apmācības. Sagatavošanas posmā īpaši
svarīgs bija uzņēmuma vadības atbalsts, jo vadītājiem ir jārāda
piemērs pārējiem kolēģiem.
Vērojot tendences
darba tirgū, prognozējams, ka nākotnē aizvien retāk biroju
uzdevums būs nodrošināt darba galdu, krēslu un datoru. Birojs
drīzāk kļūs par vietu, kur tikties ar kolēģiem un nodoties
ideju apmaiņai, jo pašu darbu lielākoties varēsim paveikt
attālināti. Arvien biežāk uzņēmumi pāriet uz darbu viedajos
birojos, kur telpa tiek sadalīta zonās, kas paredzētas dažādiem
darbības veidiem. Arī "Tet"
bija pirmais uzņēmums, kas Latvijā izveidoja šādu aktivitātēs
balstītu biroju jau 2015. gadā. Darbiniekiem nav savas
konkrētas darba vietas, no rīta katrs paņem savu portatīvo
datoru, ar kuru var strādāt jebkurā biroja zonā. Pāreja uz
šādiem darba principiem bija pagrieziena punkts uzņēmuma pārejā
uz elastīgāku darba vidi, kas paredz arī iespēju strādāt no
mājām, kas lieti noderēja ārkārtas situācijas izsludināšanas
brīdī.
"Nav iespējams paredzēt pilnīgi visu, tādēļ galvenais ieteikums būtu strādāt pie tiem risinājumiem, kas uzņēmumam dod pievienoto vērtību ilgtermiņā. Esmu pārliecināts, ka pašreizējā situācija būs katalizators mērķtiecīgām, uz digitalizāciju un procesu automatizāciju vērstām pārmaiņām. Tie, kas iepriekš nebija paguvuši ieviest digitālos risinājumus, tagad bija ārēji motivēti šim jautājumam pievērsties, turklāt īsā laikā. Savā ziņā katrs no mums ir kļuvis par savas darba vides dizaineri un arhitektu, jo "jaunā normālā dzīve" paredz plašāku IT rīku pielietojumu, lielāku darbinieku patstāvību, uzticību, kā arī plašāku atbildību," piebilst Tet valdes priekšsēdētājs J.Gulbis.