Iepirkumu procedūras plānošana un īstenošana var nebūt tik vienkāršs process, kā tas var šķist sākumā, tādēļ nereti rodas jautājumi par to, kā veiksmīgi novadīt šo procesu un kam pievērst papildus uzmanību.

Lai nodrošinātu pasūtītāja līdzekļu efektīvu izmantošanu, uzmanība jāpievērš visam iepirkuma plānošanas un īstenošanas procesam.

Saprotams, ka nelielos iepirkumos process nav tik sarežģīts, tomēr tiklīdz ir iesaistītas būtiskas investīcijas, palielinās gan riski, gan arī sabiedrības interese par iepirkuma procedūras gaitu un līdzekļu efektīvu un caurspīdīgu izlietošanu. Nereti ir dzirdēta sabiedrības neizpratne par dažu iepirkumu rezultātā noslēgtiem līgumiem un to sadārdzinājumiem, tomēr būtiski saprast, vai pasūtītājs ir darījis visu, kas tā spēkos, lai laicīgi identificētu visus riskus un spētu tos novērst.

Kā viens no jautājumiem, ko bieži mums uzdod pasūtītāji ir: "Kā nodrošināt godīgu konkurenci, sabalansējot iepirkuma dokumentācijā ietvertās prasības, lai tās nebūtu pārāk ierobežojošas?", tādēļ apskatīsim šo jautājumu sīkāk. Saprotams, ka pasūtītāji iepirkuma procedūras noslēgumā vēlas noslēgt līgumu ar tādu piegādātāju, kurš ne tikai atbilst prasībām, bet arī ir spējīgs kvalitatīvi izpildīt pasūtītāja doto uzdevumu iepirkuma līguma ietvaros.

Tomēr nereti pasūtītāju projekti un vajadzības ir ļoti specifiskas, un pasūtītājiem trūkst pieredzes iepirkumu dokumentācijas sastādīšanā, tādēļ lai izvairītos no uzraugošo iestāžu nelabvēlīgiem lēmumiem, pasūtītājiem ir laicīgi jādomā par atbilstošu prasību izvirzīšanu pretendentiem. Proti, saskaņā ar tiesu praksi, pasūtītājam ir jānodrošina, ka izvirzītās prasības ir samērīgas un ka tām ir leģitīms mērķis, šī prasība sasniedz mērķi un nav citu mazāk ierobežojošu veidu, kā sasniegt mērķi.

Lai spētu pamatot izvirzītās prasības, bieži vien pasūtītāji iepirkuma dokumentācijā izvēlas izvirzīt tādas prasības, kas pēc būtības ir "spoguļattēls" tirgū esošam produktam vai pakalpojumam.Tomēr arī tas ne vienmēr nozīmē, ka šādas prasības ir pamatotas un ka ar citiem līdzekļiem nav iespējams sasniegt tādu pašu rezultātu.

Prasot produktu, pakalpojumu, vai pieredzi līdzīgu projektu izpildē var gadīties, ka Latvijas teritorijā trūkst piegādātāju, ar nepieciešamo pieredzi , savukārt, ārvalstnieki dažādu iemeslu dēļ bieži iepirkumos nav ieinteresēti piedalīties. Protams, jānorāda arī, ka pat, ja iepirkuma dokumentācija ir juridiski korekta un atbilst labākajai praksei, var gadīties, ka piedāvājumi netiek saņemti un, lai spētu noslēgt iepirkuma līgumu, pasūtītājs ir spiests samazināt prasības. Ir saprotama pasūtītāju vēlme un bažas, ka, iespējams, samazinot prasības, potenciālais piegādātājs nespēs izpildīt iepirkuma līgumu, vai šo iepirkuma līgumu izpildīs nekvalitatīvi, kā rezultātā iepirkuma mērķis – iegūt labāko rezultātu, optimāli izmantojot rīcībā esošos līdzekļus var netikt sasniegts. Nereti ir dzirdēti gadījumi, kad nekvalitatīvu darbu rezultātā pasūtītājam ir nācies palielināt līguma summu, vai labot kļūdas, ieguldot vairāk līdzekļu, kā tas sākotnēji bija paredzēts.

Bieži gadās, ka izvirzītajām prasībām atbilst un piesakās tikai viens pretendents, kurš potenciāli ir spējīgs izpildīt iepirkuma līgumu, kas pats par sevi nebūt nenozīmē, ka iepirkuma dokumentācija ir nekorekta vai ierobežo konkurenci. Šāds rezultāts ir novērojams specifiskos iepirkumos, piemēram, ja pasūtītājam ir nepieciešams iegadāties biroja krēslus, visticamāk, ka tirgū būs vairāki potenciāli ieinteresēti piegādātāji, jo tirgū (gan Latvijas, gan ārvalstu) šādu preču un piegādātāju ir salīdzinoši daudz. Savukārt, ja pasūtītājam būtu nepieciešams iegādāties ļoti specifisku preci, visticamāk, ka šādu piegādātāju varētu nebūt tik daudz. Līdzīgi ir arī sniegtajiem pakalpojumiem un piegādātāju pieredzēm.

Nereti gadās, ka prasības ir samērīgas un korektas, tomēr specifiska pieredze, kas pasūtītājam ir būtiski nepieciešama, nav tik daudziem potenciālajiem piegādātājiem. Un pat, ja šāda pieredze ir, tie ir spējīgi izpildīt iepirkuma līgumu, tie ne vienmēr izvēlas šādos iepirkumos piedalīties. Reti izmantots risinājums Protams, iepirkuma procedūras gaitā visas problēmas nebūs iespējams atrisināt, tomēr, lai pēc iespējas pasūtītājam būtu vairāk informācijas un tas spētu plānot iepirkumu, pasūtītāji var apspriesties ar tirgus dalībniekiem, bet tiem jānodrošina, lai tāda uzņēmuma iesaiste, ar ko iepriekš notikusi apspriešanās, neizkropļotu konkurenci iepirkuma procedūras ietvaros. Turklāt tiem arī jānodrošina, lai jebkura informācija, kas darīta uzņēmumam zināma tā iepriekšējas iesaistes rezultātā, būtu pieejama arī citiem uzņēmumiem, kuri piedalās iepirkuma procedūrā. Lai atvieglotu pasūtītājiem smagnējo procesu, bieži tiek piesaistīti jomas eksperti un juristi, kas sniedz palīdzību pasūtītājam apjomīgu iepirkumu plānošanā un stratēģijas izveidē, sastādot nolikumus, līgumus un citus dokumentus pēc labākās starptautiskās prakses un piemēriem. Turklāt parasti piesaistītie eksperti tiek uzaicināti būt par daļu no vērtēšanas komisijas, sniedzot savu viedokli par iesniegto piedāvājumu atbilstību nolikumam, kā arī piedaloties piedāvājumu vērtēšanā.

Tieši tā par arī PwC savas pieredzes un plaši pieejamo speciālistu dēļ bieži tiek pieaicināts kā eksperts. Nereti pēc apjomīgiem iepirkumiem atrodas tāds pretendents, kas nav ieguvis līguma slēgšanas tiesības un tādēļ izsaka neamierinātību un pretenzijas pasūtītājam.

Lai mazinātu iepirkumu pārsūdzības risku, ir svarīgi vienmēr nodrošināt caurspīdīgumu un vienlīdzīgu attieksmi pret visiem pretenentiem. PwC vīzija un mērķis kā iesaistītajiem konsultantiem ir nodrošināt, ka pasūtītājs iepirkumus veic pārdomāti un saskaņā ar labāko praksi, nodrošinot to, ka visi dokumenti un tajos iekļautā informācija pretendentiem ir saprotama, iepirkuma procedūra ir caurspīdīga un ka pasūtītājs iegūst labāko rezultātu.